Manejo del Tiempo: El Arte de Delegar

Es imposible para cualquiera de nosotros hacer todo. Administrar su tiempo de manera efectiva significa confiar parte de su carga de trabajo a sus compañeros de trabajo, asistentes, subordinados, servicio comercial, tecnología e incluso a miembros de su familia.


Esto puede ser más fácil decirlo que hacerlo. Podemos quedar atrapados en el estado de ánimo "Es más fácil simplemente hacerlo yo mismo".

Y, honestamente, a menudo lo es.

 

La delegación puede tomar tiempo y esfuerzo.

 

No es simplemente una cuestión de "descargar" tareas en el regazo de los demás.

Pero, a la larga, una delegación adecuada hará que su vida sea mucho más fluida.

 

¡Delegar bien es un arte que puede aprender!

 

¡Tenga en cuenta estos puntos mientras delega deberes a otros y pronto descubrirá que es un arte que ha dominado!

 

 

¡Automatice!

Permita que las computadoras, los contestadores automáticos, el correo de voz y otras tecnologías se hagan cargo de las tareas que puedan.

Si no sabe cómo usar los diversos equipos en su oficina ... ¡APRENDA!

 

INTERCAMBIE FAVORES con otros para realizar tareas rutinarias.

Los deberes diarios como copiar, leer o recortar artículos, responder a las preguntas de los clientes se pueden hacer fácilmente haciendo arreglos con los compañeros de trabajo que tienen las mismas tareas.

 

TERCERICE las tareas que consumen mucho tiempo,

como los envíos por correo y el relleno de sobres, a los servicios comerciales.

Si no tiene la autoridad para tomar decisiones como esta, sugiérala a su jefe.

 

Tareas como estas a menudo se pueden completar más tiempo y costo eficientemente por los servicios, y puede aumentar el tiempo productivo de otros miembros del personal.

 

ENTRENE a otros para hacer los trabajos que puede delegar.

Piense exactamente cómo quiere que se haga el trabajo, luego explique sus expectativas de manera clara y específica.

 

¡MUESTRE, NO DIGA!

Demuestre la forma en que desea hacer las cosas.

Luego, haga que su delegado le muestre lo que les mostró.

 

Esto debería aclarar cualquier malentendido antes de que tengan la oportunidad de convertirse en un problema.

 

CONSIDERE LAS HABILIDADES DE LOS DEMÁS y el ritmo al que trabajan, luego configure sus expectativas en consecuencia.

 

¡CORTE LAS CADENAS DEL DELANTAL!

Una vez que haya mostrado a la gente cómo deben hacerse las cosas, libere la sensación de que es su trabajo proporcionarles información adicional.

 

ESTE DISPONIBLE cuando sea necesario para aclarar las instrucciones, responder preguntas, verificar el trabajo y mostrar apoyo y aprecio.



¡DÉLES INDEPENDENCIA!

Son los resultados finales los que importan, no los métodos.

Mientras las cosas se muevan en la dirección correcta, que lo hagan a su manera.

 

REVISE EL PROGRESO de las tareas delegadas.

En el momento en que delegue el deber, planifique las fechas de entrada y escríbalos en su calendario.

Cuando llegue el día, verifique el progreso que se ha logrado.

 

Esto le da la oportunidad de aclarar direcciones, revisar fechas límite o reasignar tareas, si es necesario.



MANTENGA REGISTROS de los trabajos que haya delegado,

y cualquier hecho relacionado, para que pueda reaccionar de manera proactiva a reveses, como la enfermedad de un delegado, el ausentismo, la partida o la pérdida de información importante.

 

¡CONFÍE EN LA CAPACIDAD DE OTRAS PERSONAS PARA HACER EL TRABAJO!

Si tiene confianza en la información que le ha dado a su delegado y en la forma en que la presentó, confíe en su decisión de delegarla en esa persona o grupo en particular.

 

En resumen, la delegación puede tomar tiempo.

 

Más veces que no, es más fácil y más rápido hacer las tareas usted mismo.

 

Sin embargo, al tomarse el tiempo para delegar y capacitar a las personas, aumenta su productividad y, en última instancia, aumenta su tiempo libre.

Mari Peckham

Mari Peckham es la Presidenta de Peckham Enterprises y webmaster de PowerPromoPlus, su solución de publicidad en línea en: http://www.powerpromoplus.com.

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