Manejo del Tiempo: Cómo Evitar las Interrupciones

Manejar las interrupciones puede ser un problema constante para aquellos de nosotros que hacemos malabares con una variedad de pequeñas y grandes tareas y sentimos que es nuestro deber estar siempre accesibles.

Las interrupciones pueden presentarse de varias maneras:



Interrupciones internas

Puede interrumpirse recordando algo que se suponía que debía hacer, o ocupándose de una tarea urgente, pero posiblemente sin importancia.

 

Interrupciones de trabajo externo

Es posible que las personas se acerquen a usted o le llamen para solicitarle información, para hablar de un problema o simplemente para matar el tiempo.

 

Interrupciones externas NO relacionadas con el trabajo

Puede recibir llamadas o correos electrónicos de la escuela de su hijo, de organizaciones con las que está involucrado o incluso de su madre preguntando por qué no la ha llamado en ¡una semana!

 



"Aunque la gente quiere una solución rápida que no requiera mucho esfuerzo, no hay una sola cosa que solucione todas las interrupciones", afirma Merril Douglass, presidenta del Time Management Center en Marietta, Georgia y coautora de 'Time Management'. para Equipos '. "Reducirlos de su día de trabajo es más fácil decirlo que hacerlo".

Según Douglass, estas interrupciones pueden provenir de una variedad de causas.

 

  • Puede ser interrumpido para dar instrucciones adicionales si no delega de manera explícita. (para consejos sobre cómo delegar, visite: http://www.empresariovirtual.com
  • Las personas pueden pasar por aquí para obtener respuestas a las preguntas si no las ha entrenado bien.
  • Las personas pueden detenerse en momentos inconvenientes porque no han organizado horarios regulares para que puedan acceder a usted.
  • Las personas pueden interrumpirle para buscar reconocimiento o aprobación.

 

Para evitar hacer malabares y reducir las interrupciones de manera efectiva, Douglass recomienda mantener un registro de sus interrupciones reales.

Tome nota del tiempo, la razón, la persona y cuánto dura la interrupción.

 

Douglass afirma que "Pocas personas lo hacen así que esa es una de las razones por las que no pueden minimizar las interrupciones.

Pero cuando se lleva un registro, se descubre que hay patrones".

 

"Por ejemplo, está el patrón de interrupción frecuente.

 

Cuando estudia ese patrón, encuentra que hay ciertas personas que le interrumpen mucho más que todas las demás personas con las que trabaja".

 

Aunque no existe una solución mágica para eliminar todas las interrupciones y eliminadores de tiempo, si es posible reducir significativamente la cantidad de tiempo que consume en la tarea.

 

 

Aquí hay algunos consejos prácticos para ayudarlo a recuperar el control de su tiempo.

 

Evite las interrupciones internas esforzándose por cumplir con la tarea en cuestión.

Lo más probable es que NO sea necesario actuar para verificar el progreso de otra persona, realizar una llamada telefónica no urgente o realizar una tarea rutinaria que haya olvidado.

 

Tómese el tiempo para entrenar a las personas para que entiendan la forma en que les gustan las cosas.

Al tomarse el tiempo para capacitar a las personas correctamente, eliminará prácticamente a las personas que lo interrumpen para aclarar sus instrucciones y obtener más información sobre sus solicitudes.

 

Establezca los horarios regulares en los que está disponible, así como las veces que NO está disponible.

Recomiende a las personas que guarden asuntos no urgentes y se dirijan a usted con varias cosas a la vez.

 

Por supuesto, todavía necesita estar disponible para los asuntos urgentes, pero deje en claro a sus compañeros de trabajo lo que usted siente que es una emergencia, para que no haya malentendidos.

 

No tenga miedo de decirle a la gente cuando no es un buen momento para hablar.

Un simple "No ahora, por favor". puede decir mucho

 

Decida cómo manejará las interrupciones NO LABORALES antes de que sucedan.

  • ¿Tiene un plan de contingencia para tratar con un niño enfermo que necesita regresar a casa de la escuela, o un cónyuge que se lesiona en el trabajo?
  • ¿Sabe qué decirle a mamá cuando le llama y le interrumpe durante un proyecto importante?
  • Compruébelo ahora, y será más fácil actuar si surge la situación.

 

 

¡Haga caso al consejo de Douglass y lleve un registro de sus interrupciones!

Analice cuándo y por qué ocurren sus interrupciones.

 

Esta información lo ayudará a determinar qué interrupciones se pueden eliminar, cuáles se pueden desviar a otra persona y cuáles deben manejarse de manera diferente.

 

¡¡Elabore un Plan de Recuperación!!

No deje que una interrupción le desvíe del curso.

 

Asegúrese de volver a la tarea que tiene entre manos lo más pronto posible para no quedarse rezagado al final del día.

 

No importa de qué dirección provengan sus interrupciones, son una trampa terrible.

Asegúrese de reconocerlos por lo que son y vuelva a tener el control.

 

No es necesario ofender a los demás, pero recuerde que tiene obligaciones que cumplir.

Al final del día, sus interruptores se van a casa.

 

No se ponga en posición de tener que quedarse trabajando hasta tarde en la noche para compensar su desconsideración.

 

 

Mari Peckham

Mari Peckham es la Presidenta de Peckham Enterprises y webmaster de PowerPromoPlus, su solución de publicidad en línea en: http://www.powerpromoplus.com.

Para suscribirse a sus boletin electrónico con consejos de publicidad en línea, herramientas y técnicas ezine, Advertise Online, envíe cualquier correo electrónico a: mailto: advertise_online-subscibe@egroups.com o visite: http://www.powerpromoplus.com/advertise_online.htm

www.powerpromoplus.com.