Cómo Aprovechar al Máximo las Reuniones

Ayer asistí a una reunión de "actualización del estado del proyecto"; Permíteme describirla:

La reunión había sido programada desde hace dos semanas para las 9 de la mañana.

 

Se programó la participación de seis personas (incluido el moderador).

 

Uno de los invitados llegó con 10 minutos de retraso porque no podía encontrar la habitación adecuada.

Otro invitado nunca apareció (él puede todavía estar vagando alrededor buscándonos).

Cuatro invitados llegaron a tiempo, incluyéndome.

 

La reunión se inició a las 9:14, después de la típica broma de oficina para romper el hielo.

 

Dos de los participantes debatieron el propósito de la reunión durante unos 7 minutos.

Otra se excusó y salió para conseguir un refresco ... te da esto una idea.



El punto es que aquella fue una muy mala reunión.

 

Mi tiempo es valioso; Por favor, no lo desperdicien con reuniones mal planeadas y mal ejecutadas.

Dicho esto, ¿qué se podría haber hecho para que esta reunión fuera realmente productiva?

 

Si eres el Moderador

Decide si realmente se necesita esa reunión.

Esto parece obvio, pero ¿realmente necesitas convocar una reunión para presentar una actualización de estado, o un memo es suficiente? Convoca reuniones para resolver problemas, no como foros de actualización.

 

Reconsidera tu lista de asistentes.

¿Todos ellos necesitan estar presentes?

 

La asistencia y la productividad parecen estar relacionadas inversamente: cuantos más asistentes tenga la reunión, menos productiva será ésta.

 

Confirma con todos los asistentes el día antes de la reunión, especialmente si la reunión fue organizada con varios días de anticipación.

Proporcionarles el tiempo, la ubicación y las direcciones si es necesario.

 

Calcula el tiempo de duración de la reunión apropiadamente.

   Algunas ideas son:

  • Programa la reunión antes del almuerzo o antes de terminar el dia laboral para eliminar discusiones innecesarias y animar a los participantes a centrarse en la tarea a resolver.
  • Programa la reunión para que comience en un tiempo extraño, como 4:13. Curiosamente, esto parece mejorar la puntualidad.
  • No esperes a los que lleguen tarde, a menos que sean fundamentales para el inicio de la reunión.
  • Establece desde el principio no sólo la hora de inicio, pero la hora de finalización también.
  • Programa la reunión con la suficiente antelación para que los participantes puedan planificar sus actividades.
  • Utilice una agenda para mantener la reunión en el buen camino. Distribuya la agenda por adelantado, para permitir que los participantes se preparen apropiadamente. Esto evita debates sobre el propósito de la reunión.
  • El orden del día debe cubrir las 5 preguntas: quién, qué, dónde, cuándo, por qué.
  • Desarrolla un plan de acción al final. Un plan de acción asegura que la reunión será productiva.
  • Asigna responsabilidades a personas específicas y dales fechas de vencimiento. Distribuye el plan de acción a todos los participantes.

 


Cuando no eres el Moderador

  • Reconsidera tu asistencia. ¿Es necesaria tu presencia? Si no, informa al moderador e invierte tu tiempo haciendo algo más productivo.
  • Confirma la ubicación y la hora el día antes de la reunión si el moderador no lo ha hecho.
  • Llega a tiempo.
  • Debes llegar preparado.
  • Manténte enfocado en la discusión; No te desvíe a temas fuera del alcance de la reunión.

 

Reuniones Uno a Uno

En general, se aplican las mismas reglas que en reuniones con más de una persona , pero aquí hay algunos consejos adicionales a considerar:

  • Si bien es importante llegar a tiempo, trate de no llegar demasiado pronto. Esto implica que tienes tiempo para perder.
  • Manténte ocupado mientras esperas; Esto comunica el mensaje que tienes cosas que necesitas hacer. Además, ¡harás algo productivo!
  • No esperes más de 15 minutos, a menos que sienta que es absolutamente indispensable. Si transcurren 15 minutos, trata de reprogramar la reunión con el asistente de tu contacto.

 

Reuniones en línea

  • Las reuniones en línea a través de programas de comunicaciones como NetMeeting de Microsoft o sistemas de mensajería en tiempo real tienen algunas diferencias únicas.
  • Las reuniones en línea tienden a eliminar los límites de género y edad, alentando a las personas que normalmente no hablarían para hacerlo. ¡Ésto es positivo!
  • Por otro lado, las reuniones en línea pueden permitir que la gente se esconda, u observe, "desde las sombras" pero que no participe. Es allí en donde el moderador debe monitorear la participación y animar a todos los participantes a compartir.

  • Compruebe periódicamente con los invitados inactivos enviando un mensaje privado (conocido como "whisper"). Asegúrese de que están siguiendo la discusión; Pueden necesitar aclaraciones sobre un punto antes de que se sientan cómodos al publicar un comentario.
  • Si eres el moderador, regula el ritmo de la conversación. Puede que tenga que saltar si la conversación se retrasa o recapitular partes de la conversación para permitir que los participantes se pongan al día.
  • La mayoría de los sistemas proporcionan una pizarra blanca, ¡úsela! Una pizarra es una gran manera de compartir dibujos, o mantener una lista de problemas que surgen durante la reunión. Asigne una persona, un secretario de la reunión, para realizar un seguimiento de los "temas a tratar" en la pizarra.

 

Las reuniones pueden ser algo realmente bueno para las organizaciones si se manejan correctamente.

 

Con un poco de previsión y planificación, tus reuniones pueden ser elementos productivos para ayudar más a la organización y lograr el éxito de tus clientes.

 

 

Kelly Cullison

Kelly Cullison is a Birmingham, AL-based virtual assistant and the founder of Atlas Virtual Services.

 

Atlas provides a wide range of administrative support for small businesses so entrepreneurs can focus on the core functions of running their businesses.

 

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